A Cooperativa Agropecuária Centro Serrana (Coopeavi), localizada no Espírito Santo, atua em quatro unidades de negócios: Avicultura, Café, Nutrição Animal e Produtos Agropecuários. Para acompanhar o crescimento dos últimos 50 anos, a cooperativa optou pela implementação do Fluig, plataforma de processos, documentos e identidade da TOTVS.
A maior necessidade da cooperativa era automatizar seus processos administrativos e criar fluxos de trabalho mais eficientes. Para isso, adotou o card BPM (Business Process Management). Inicialmente, a solução tem 100 usuários, responsáveis pelas áreas de Controladoria e Finanças, Recursos Humanos e Comércio de Café.
De acordo com Fábio Junior Braga, gerente de TI da Coopeavi, a plataforma melhorou não só os processos de documentos, como também a comunicação entre as áreas. “Além do Fluig interagir com o nosso ERP, ele engloba outras ferramentas interessantes como a rede social corporativa e o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em uma única solução. Já registramos melhorias na comunicação, organização e controle de documentos importantes, como contratos e normativas”, destaca o gerente de TI.
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Falhas corrigidas
Em operação desde o segundo semestre do ano passado, a solução de BPM do Fluig já possibilitou algumas mudanças significativas na rotina administrativa da cooperativa. Um exemplo prático de sua utilização é mensurado na conciliação de documentos fiscais, processo que permite verificar, regularmente, se há diferenças ou ajustes necessários em documentos trocados com clientes e fornecedores.
Antes da implementação, a conciliação ocorria de 10 a 15 dias após o lançamento, o que gerava muito retrabalho para corrigir possíveis falhas nos registros. Após a automação tecnológica, esses documentos começaram a ser conferidos no mesmo dia, o que facilitou o processo de exclusão e relançamento de notas erradas. Além disso, foi possível mensurar informações importantes da operação, como o número correto e a frequência de erros no lançamento de documentos. Em três meses, mais de 37.500 lançamentos foram registrados na plataforma.
Outro benefício conquistado foi obtido pelo departamento de Recursos Humanos (RH) da cooperativa. A primeira iniciativa foi desenhar um processo direto na plataforma para a solicitação de contratações pelos gerentes. Em três meses, 100 requisições entre recrutamento e seleção foram realizadas pela solução. Toda a operação é monitorada e aprovada pelos responsáveis diretamente no Fluig. “Antes, esse processo era todo feito em papel, dificultando a rastreabilidade e o acompanhamento do processo pelos solicitantes e pelo RH”, acrescenta Braga.
